• مهشید کاظمی
  • 1396/5/9
  • 0
  • 161

تعريف كلي از اكسسAccess
اكسس ابزاري براي توليد بانكهاي اطلاعاتي رابطه اي است. بانكهاي اطلاعاتي امكان گردآوري انواع اطلاعات را براي ذخيره ‌سازي ،جستجو و بازيابي فراهم مي‌كند.
اجزا بانك اطلاعاتي اكسس عبارتند از:
DataBase:

  1.  ‏‏Table :(جدول ) هر جدول براي نگهداري داده‌هاي خام بانك اطلاعاتي است.داده‌ها را شما در جدول وارد مي‌كنيد.جداول سپس اين داده‌ها را به شكل سطرها و ستونهايي سازماندهي ميكند.
  2.  Query :هر پرس و جو براي استخراج اطلاعات مورد نظر از يك بانك اطلاعاتي مورد استفاده قرار مي‌گيردهر پرس و جو مي‌تواند گروهي از ركوردها را كه شرايط خاص دارا هستند انتخاب كند.پرس و جوها را مي‌توان بر اساس جداول يا پرس و جوهاي ديگر اماده نمود. با استفاده از پزس‌وجوها مي‌توان ركوردهاي بانك اطلاعاتي را انتخاب كرد، تغيير داد و يا حذف نمود.
  3.  Form :متداولترين روش استفاده از فرمها،براي ورود و نمايش داده‌ها است.
  4.  Report :گزارش ها مي‌توانند بر اساس جدول ،پرس‌وجوها باشند ،قابليت گزارش چاپ داده‌ها مي‌باشدگزارشها را مي‌توان بر اساس چند جدول و پرس‌وجو تهيه نمود تا رابطه بين داده‌ها را نشان داد.
  5.  Macro :ماكروها به خودكار كردن كارهاي تكراري ،بدون نوشتن برنامه‌هاي پيچيده يا فراگيري يك زبان برنامه نويسي ، ياري مي‌كند، در واقع ماكروها يكسري قابليت‌هايي هستند كه امكان سريع سازي را فراهم مي‌سازند.
  6.  Modules : محيط بسيار قوي و با كيفيت براي برنامه‌نويسي محاسبات و عمليات پيچيده روي سيستم بانك اطلاعاتي.

تكنيك‌هاي كار در اكسس

  •  تعريف دادهData 
    هرگونه اطلاعات لازم و كاربردي درباره يك موجوديت را يك داده مي‌گويند.
  •  تعريف Fild 
    به هر ستون يك جدول كه در بر گيرنده كليه اطلاعات مربوط به آن ستون مي‌باشد و بخشي از يك موجوديت را تشگيل ميدهد فيلد گفته مي‌شود.
  •  تعريف Rcord 
    به هر سطر يك جدول كه اطلاعات مربوط به يك موجوديت را نشان مي‌دهد ، ركورد گويند.
  • تعريف پايگاه داده‌اي ارتباطي
    پايگاه داده‌هاي ارتباطي، مجموعه‌اي از جدول‌هاي داده است كه يك فيلد مشترك در هر يك از جدولهاي موجود دارد و از طريق آن مي‌توان داده‌ها را بهم ربط داد.به اين مدل از پايگاه داده‌ها ، پايگاه داده‌هاي ارتباطي RelationShip مي‌گويند.


به دو صورت زير مي‌توان يك پايگاه داده رابطه‌اي ايجاد نمود
Database :
1. Blank database
2. Database Wizard

Blank DataBase
در صورت انتخاب Blankكليه اشيائ اكسس شاملTable ,……… قابل طراحي توسط كاربر مي‌باشد. براي ايجاد پايگاه داده ابتدا بايد نام ومسير Data Base را تعيين نمود.
گزينه‌هاي زير در اجزا Table, Query,Form مشترك ميباشد

  1. 1. Open(نماي ورود داده)
  2. 2. Design(نماي طراحي)
  3. 3. New(ايجاد شئ جديد)

Macros ,modules داراي گزينه‌هاي زير مي‌باشند

  1. 1. Run(اجرا)
  2. 2. Design
  3. 3. New

Report شامل

  1.  Preview(پيش نمايش)
  2. Design

طراحي جدولTable
با انتخاب گزينه New گزينه‌هاي زير قابل استفاده براي طرحي جدول مي‌باشد.
Table
New:

  1.  DataSheet View
  2.  Design View
  3.  Table Wizard
  4. Import Table
  5.  Link Table

DataSheet View 
داده‌ها را به شكل يك صفحه گسترده يا با فرمت جدولي نمايش مي‌دهد.ستونها نماينگر فيلدهاي موجود در جدول هستند. كه از Field 1 تا Field 10 در آن موجود مي‌باشد
Open-DataSheet View 
در اين نما مي‌توان مراحل زير را انجام داد

  1.  وارد كردن داده
  2.  ويرايش داده‌ها
  3.  مشاهده داده‌ها
  4.  چاپ كردن داده‌ها
  5.  كنترل املاي متن
  6.  تغيير ساختار جدول
  7.  مرتب كردن ركوردها
  8.  فيلتر يا صافي روي جدول
  9.  تغيير صفحه داده‌ها

Design View 
با استفاده از اين نما مي‌توانيد ساختار جداول ، فيلدها و خصوصيات را تنظيم نمودو يا مشاهده نمود.
در اين نماي طراحي با گزينه‌هاي زير مواجه مي‌شويم :
در قسمت اول پنجره طراحي داريم:

  1. 1. Field Name
  2. 2. Data Type
  3. 3. Description

Field Properties 

  1. 1. General
  2. 2. LookUp

قواعد نامگذاري فيلدها

  1. 1. نام فيلدها نبايد از 64 كاراكتر بيشتر باشد
  2. 2. حتما بايد اول نام فيلدها با حروف الفبا شروع شود ولي در ادامه نام مي‌توان از ارقام نيز استفاده كرد.
  3. 3. در نام فيلد از علامتهايي همچون ] , [ , ? ,! , ) ,( نبايد استفاده كرد.
  • Data Type
    اصل و اساس جدول را مشخص مي‌كند و در واقع نوع داده و اطلاعاتي كه در فيلد ذخيره مي‌شود را مشخص مي‌كند.
  • نوع داده شامل گزينه‌هاي زير مي‌باشد:
  • Text
    نوع داده متني شامل حرف و عدد كه از 1 تا 255 كاركتر را مي‌پذيرد.
  • Memo
    نوع داده متني كه 65000 كاركتر حرفي را مي‌پذيرد.
  • Number
    نوع داده عددي است و براي نگهداري عمليات محاسباتي به كار مي‌رود.
  • Date/Time
     نوع داده تاريخ و زمان كه براي مشخص كردن تاريخ و زمان به كار مي‌رود.
  • Currency
     نوع داده كه براي مقادير پولي به‌كار مي‌رود.
  • AutoNumber 
    نوع داده كه به طور متوالي رقم مي‌اندازد.
  • Yes/No
     نوع داده به صورت گزينشي
  • Ole Object
    كليه برنامه‌هاي كاربردي كه ole را پشتيباني مي‌كند ، نگهداري مي‌كند.
  • HyperLink
    كليه سندها و صفحات Web را نگهداري مي‌كند.
  • LookUp Wizard 
    امكان انتخاب گزينه‌ها را به صورت انتخاب از ليست فراهم مي‌كند.اين گزينه روي دو نوع داده Text,Number قابل اجرا است و به دو صورت مي‌توان آن را ايجاد نمود :
  1.  از Table or Query
  2.  ايجاد مقادير توسط كاربر

در هر دو مورد از طريق ويزارد با انتخاب گزينه‌هاي مورد نظر به آساني Look Up ايجاد مي‌گردد.

  • Description 
    ايجاد توضيحات در مورد فيلدها در صورت لزوم
  •  Field Properties 
    متناسب با نوع داده خصوصيات را نشان مي‌دهد و نشان مي‌دهدچه خصوصياتي را مي‌توان وارد كرد

Table Wizard
امكان استفاده از جداول از پيش طراحي شده براي جدول مورد طراحي.
در قسمت Table wizard گزينه‌هاي زير موجود است:

  1. 1. Sample Tabales :نمونه جدول توسط اين گزينه انتخاب مي‌شود.كه بر اساس دو مورد
    A. Business
    B. Personal
    قابل انتخاب مي‌باشد.
  2.  SampleFields :نمونه فيلد را تعيين مي‌كند.
  3.  Fields In My Table : تعيين فيلد براي جدول مورد طراحي توسط دكمه‌هاي راهنما.
  4.  NEXT
  5.  در اين مرحله انتخاب نام براي جدول و تعيين فيلد كليد اصلي ،در صورتي كه پيش فرض را بپذيريد خود برنامه كليد اصلي ايجاد مي‌كند در غير اين صورت خود بايد تعيين نماييد.
  6.  NEXT
  7.  در اين مرحله مي‌توان نحوه اجرا جدول را تعيين نمود:
    1-اجرا در نماي ورود داده Data Enter
    2- اجرا در نماي طراحي Modify
    3- اجرا در نماي ورود داده همراه با ايجاد فرم از ان 8. Finish
  8. Import Table :وارد كردن يك

آشنايي با خصوصيات فيلدها در محيط طراحي

Field Size :
نوع داده Text,Number,AutoNumber داراي فيلد سايز مي‌باشند.
Text
Field size: 50
مقدار اين نوع داده به صورت عددي بوده كه بطور پيش فرض مقدار 50 را نشان ميدهدبه عبارتي ديگر كنترل كننده تعداد كاركترهاي ورود داده براي فيلد است.
Format :
نحوه نمايش و قالب بندي را كنترل مي‌كند فرمت براي نوع داده‌هاي زير كاربرد دارد:
Text :

Number,Autonumber,Currency 

Date/Time

Yes/No

فرمت آن به صورت زير مي‌باشد

 Input Mask 
اين خصوصيت نحوه ورود داده‌ها را از لحاظ قالبندي كنترل مي‌كند.داده‌هاي از نوع Text , Number , Date/Time , Currency داراي اين خصوصيت مي‌باشند ، گزينه‌ها و علائم مطرح در Input Mask به شرح زير مي‌باشد:

  1.  0 : احتياج به عدد است
  2.  9 : عدد يا فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
  3.  #:عدد،علامت مثبت ، علامت منفي و فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
  4.  L :احتياج به حرف است
  5.  ? :حرف مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
  6.  A :احتياج به حرف يا عدد است
  7.  : a حرف يا عدد مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
  8.  & :احتياج به حرف يا فاصله خالي است
  9.  C :هر كاركتر يا فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
  10.  < : كاركترهايي كه بعد از آن وارد مي‌شود را به حروف كوچك تبديل مي‌كند
  11.  > : كاركترهايي كه بعد از آن وارد مي‌شود را به حروف بزرگ تبديل مي‌كند
  12.  ! :باعث مي‌گردد كاركترها از راست به چپ وارد شوند
  13.  \ :كاركترهاي كه به دنبال آن مي‌آيند به جاي اينكه به عنوان كد خوانده شود به صورت تحت الفظي نمايش مي‌يابد.

Caption 
عنوان و برچسبي براي فيلد طراحي شده مي‌باشد.در اين قسمت قابليت فارسي نويسي داريم.

 Default Value 
ازقابليت اين خصوصيت براي فيلد طراحي شده تعيين يك مقدار به صورت پيش فرض مي‌باشد.

 ValidatinRule 
خصوصيتي است كه امكان كنترل ورود داده ها را دارا مي‌باشد، به عبارتي ديگر با تعيين مقدار در اين خصوصيت كاربر را ملزم به وارد كردن مقادير تعيين شده مي‌نماييد

انواع عملگرها
عملگرهاي مقايسه‌اي 

  1.  >
  2.  <
  3.  =
  4.  >=
  5.  <=
  6.  < >

عملگرهاي منطقي

  1.  And
  2.  Or
  3.  Xor
  4.  Not
  5.  Between ….And….


 Validation Text 
درصورتي كه كاربر مقاديري خارج از مقادير تعيين شده در خصوصيت قبل وارد نمايد پيغام خطا صادر مي‌نمايد.(كاربر مي‌تواند خود پيغام مناسبي درج نماييد)
Required 
در صورت فعال كردن اين خصوصيت ورود داده براي آن فيلد الزامي مي‌باشددر صورت وارد نكردن داده پيغام اخطار مي‌دهد.

Allow ZeroLength

Edit روي محيط Design

  • مراحل درج سطر InsertRows
  • استفاده از منو Insert انتخاب Rows
  • استفاده از ابزار InsertRows
  • مراحل حذف سطر Delete Rows
  • استفاده از منو Edit انتخاب Delete Rows و يا Delete
  • استفاده از ابزار Delete Rows
  • انتخاب سطر و انتخاب De

آشنايي با تنظيم خصوصيات محيط ورود دادهData sheet View

1- منو Format 

  • Font :تغيير فونت ،سبك فونت ،سايز فونت و effect Cell يا Datasheet… : تغيير ساختار صفحه گسترده از لحاظ Gridها و…….
  • Row Height : امكان تنظيم ارتفاع سطر ، در صورتي كه گزينه استاندارد فعال شود ارتفاع پيش فرض فعال ميشود.
  • Column Width : امكان تنظيم طول ستون ، در صورتي كه گزينه استاندارد فعال شود طول پيش فرض فعال ميشود.انتخاب گزينه BestFit باعث ميشود كه طول ستون بر اساس نوشته‌ها تنظيم شود.
  • Rename Column: امكان تغيير نام فيلد را فراهم مي‌اورد.
  • Hide Columns : امكان پنهان كردن فيلد را فراهم مي‌اورد.
  • UnHide Columns : امكان آشكار شدن فيلدپنهان شده را فراهم مي‌اورد.
  • Freeze Columns :فيلد فريز شده در ابتدا فيلدها قرار گرفته و ثابت مي‌شود،و ساير فيلدها مي‌توانند به صورت كشويي منطبق با آن فيلد قرار كيرند UnFreeze All Columns :عكس عمل فريز مي‌باشد.

2- طريقه وارد كردن داده‌ها روي ركورد

  •  تايپ داده متناسب با نوع داده انتخابي و قالبندي انتخابي
  •  استفاده از Ctrl+’ كه اطلاعات ركورد قبلي را به ركورد جاري منتقل مي‌سازد.
  •  استفاده ازCtrl+: براي ورود تاريخ جاري سيستم
  •  استفاده ازCtrl+Sift+; براي ورود زمان جاري سيستم
  •  استفاده از Copy،Ctrl+C و سپس Paste
  •  استفاده از Cut،Ctrl+X و سپس Paste

3- طريقه حذف ركوردها

  • انتخاب گزينهDelete Rcord از منو Edit
  • R.C روي ركورد و انتخاب گزينه Delete Record
  •  استفاده از ابزار Delete از باكس ابزار

4- اضافه كردن ركورد به جدول

  • انتخاب گزينهNewRcord از منو Insert
  •  انتخاب گزينه New Record از راهنماي ركورد
  •  استفاده از ابزار New Record از باكس ابزار
  •  R.C روي ركورد و انتخاب گزينه New Record
  • ادامه تنظيم خصوصيات محيط ورود داده

5- نحوه انتخاب فيلد و ركورد


6- حركت در جدول باكليدهاي صفحه كليد

7- Find 
امكان جستجو روي دادهاي يك جدول ، فرم وپرس و جو را امكان پذير مي‌سازد.انتخاب از منو Edit ويا Ctrl+Fو يا ابزار آن

  •  Search 
  •  All
  •  Up
  •  Down
  •  Match
  •  Any Part OfField(جستجو بر اساس بخشي از داده درج شده)
  •  Whole Field(جستجو بر اساس تمام داده درج شده)
  •  Start Of Field(جستجو بر اساس شروع داده درج شده)
  •  Search Field As Formatted :اگر دنبال داده قالبندي شده‌اي مي‌گرديد بايد از آن استفاده نماييد.بطور مثال اگر فيلد Date/Time به نوعي قالبندي شده باشد كه تاريخ را بصورت 2003,11,January نمايش دهدو شما به دنبال تاريخ با فرمت 11/1/2003 بگرديد،Access نتيجه جستجو را مثبت تلقي كرده اما اگر گزينه مزبور را فعال كنيدAccess فقط در صورتي نتيجه را مثبت مي‌دهد كه تاريخ به صورت2003,11,January وارد شده باشد.


Find براساس قالبندي زير

  1.  :كاركتر هر.مثال Sm* يعني دو حرف اول Sm بقيه هر تعداد و هر حرفي مي‌تواند باشد.
  2.  ? :يك كاركتر. مثال Sm?th يعني دو حرف اول Sm حرف سوم يك كاركتر و هر حرفي مي‌تواند باشدو سپس th.
  3.  # :تطبيق با يك عدد.لذا اگر به دنبال 166## بگرديد access تمامي دادهاي 5 رقمي را كه با 166 شروع شود را انتخاب مي‌كند

8- Replase :جايگزين كردن
درصورتي كه بخواهيم دادهايي را تغيير دهيم از روش جستجو پيدا سپس داده مورد نظر را جايگزين مي‌كنيم.گزينه‌هاي آن مشابه Find مي‌باشد.

  • Find What :درج داده مورد جستجو
  • Replace With :درج داده جايگزيني
  • Replace : جايگزيني يكي يكي
  • Replace All :جايگزيني همه موارد

9- Filter (صافي)
توسط گزينه Filter از منوي Record مي‌توان داده‌هاي مورد نظر را از بقيه داده‌ها جدا

انواع فيلترها

  1. Filter by form (فيلتر شرطي)
    اين فيلتر داراي محيطي مي‌باشد با گزينه‌هاي زير:
    LookFor (امكان جستجوو جدا سازي)
     Or (امكان شركت گذاري)
  2.  Filter byselection (فيلتر بر اساس انتخاب)
  3.  Filter Excluding Selection (عكس عمل فيلتر قبل)
  4.  Advanced Filter / Sort :فيلتر شرطي با ساختار پرس و جو
  5. FilterFor:تنها فيلتري است كه با R.C روي ركورد به صورت يك ميانبر عمل مي‌كند و مي‌توان با تايپ كلمه مورد نظر در Filter For و Enter عمل فيلتر را انجام داد.

نكته
به طور كلي فيلترها روي سلولي از فيلدها يا به عبارتي روي فيلدها اعمال مي‌گردد.

  1.  Apply Filter :براي اجراي فيلتر بكار مي‌رود.
  2.  Remove Filter :از حالت فيلتر به جدول بر‌مي‌گردد

كاربرد Total در Select Query
از منوView اين گزينه را انتخاب مي‌نماييم.يا از ابزار آن
اين گزينه شامل موارد زير مي‌باشد:

  1. Sum محاسبه جمع مقادير
  2.  Avg محاسبه ميانگين مقادير
  3.  Min تعيين كمترين مقدار
  4.  Max تعيين بيشترين مقدار
  5.  Count محاسبه تعداد مقادير
  6.  StDev محاسبه انحراف معيار
  7.  Var محاسبه واريانس
  8.  First تعيين اولين مقدار
  9.  Last تعيين آخرين مقدار
  10.  Expression امكان استفاده از عبارت ساز براي ساختن فيلد محاسباتي

آشنايي با Action Query

شامل


Make-Table Query 

Update Query 
Update to: 2.5(گزينه جايگزيني)
Criteria: 2 (گزينه اي كه بايد تغيير كندو به روز شود)
Append Query 
همانند make- TableQuery مي‌باشد با اين تفاوت كه نام جدولي كه مي‌خواهيم داده‌ها به ان الصاق شود را از ليست انتخاب مي‌كنيم.
Delete Query 
Delete: Where
Criteria: 1 (همه يكهاي موجود در جدول انتخابي را حذف مي‌نماييد)
تذكر: تمام action ها بايد بعد از ايجاد ابتدا Run شود

آشنايي باطراحي فرمForm

Form ------> New:

  1. Design View
  2.  Form Wizard
  3.  AutoForm:Columner
  4.  AutoForm:Tabuler
  5.  AutoForm :Datasheet
  6.  Chart Wizard
  7.  Pivot TabaleWizard
     
  •  ايجاد فرم از طريق طراحي
  •  ايجاد فرم از گزينه‌ هاي از پيش تعريف شده
  •  ايجاد سريع فرم با قرار گيري فيلدها ستوني زير هم
  •  ايجاد سريع فرم با قرار گيري فيلدها ستوني در مجاورت هم
  •  ايجاد سريع فرم با نماي صفحه داده
  •  ايجاد چارت از ويزارد
  •  ايجاد نمودار از جدول به طريق ويزارد

تذكر 
ايجاد فرم از شماره 2 تا 7 با انتخاب نام جدول يا پرس و جو مورد نظر حاصل مي‌شود

فرم چيست؟
فرم كار جمع آوري اطلاعات را آسان مي‌كند.
فرم را مي‌توان طوري طراحي كرد كه هنگام ورود اطلاعات، هر بخش از فرم در جدول خاصي قرار داده شود.يعني يك فرم مي‌تواند براي چند جدول اطلاعات فراهم كند بدون آن كه پر كننده فرم لازم باشد اين نكته را بداندو براي آن تدارك خاصي ببيند.

طرز كار Form Wizard 
نام جدول يا پرس و جوي مورد نظر را انتخاب كنيد.
انتخاب نام فيلدهاي مورد نظر از Available Field و اضافه كردن آنها با استفاده از دكمه ‌هاي راهنما به قسمت Selected Field .
Next
نحوه قرار گيري فيلدها را تعيين مي‌كنيم.

  1.  Columner
  2.  Tabuler
  3.  Datasheet
  4.  Justified

Next
 تعيين پس زمينه براي فرم .
Next
نحوه اجرا فرم و سپس Finish .
طرز كار AutoForm 
AutoForm ها قابليت ايجاد فرم از جدول و پرس‌و جو را به طور خودكار و سريع امكان پذير مي‌سازد ،كافيست از قسمت New گزينه فرم يكي از AutoForm ها را انتخاب كرده و سپس در قسمت تعيين نام جدول يا پرس‌و جو گزينه مورد نظر را انتخاب كنيم سپس با Ok كردن فرم ايجاد مي‌گردد.

گزارش چيست؟
تفاوت فرم و گزارش

  1.  فرم همواره نمايشي است اما گزارش چون به شكل چاپ شده عرضه مي‌شود ثابت و متداوم است.
  2.  فرم را بايد در صفحه نمايش ديد و اين كار براي بسياري از كساني كه به اطلاعات نياز دارند ناممكن است.
  3.  فرم را نمي‌توان مبنا قرار داد و بر اساس يك فيلد مشاهده نمود ، در گزارش بر مبناي يك فيلد مي‌توان گزارش تهيه نمود.


-گزارش را به صورت تصويري نيز مي‌توان ارائه داد.

آشنايي با طراحي Report :
Report ---------> New:

  1. Design View
  2.  Report Wizard
  3.  AutoForm:Columnar
  4.  AutoForm:Tabular
  5.  ChartWizard
  6.  Label Wizard

نحوه ايجاد گزارش همانند فرم مي‌باشد، در حالت AutoForm ها مي‌توان گزارش به صورت ستوني زير هم و يا ستوني در مجاورت هم داشته باشيم

طرز كار Report Wizard

  1. ابتدا تعيين جدول يا پرس‌و جو
  2.  Next
  3.  انتخاب فيلدهاي شركت كننده در گزارش
  4.  انتخاب فيلد سر گروه در صورت نياز(Grouping Levels)
  5.  Next
  6.  امكان مرتب كردن تا 4 فيلد به دو صورت صعودي يا نزولي
  7.  Next
  8.  امكان آرايش گزارش از لحاظ مرتب شدن و خط‌كشي و همچنين نحوه قرار گرفتن گزارش به صورت افق يا عمودي
  9.  Next
  10.  در اين مرحله چند شيوه رايج ايجاد گزارش از لحاظ رنگ و قلم حروف را عرضه مي‌كند هر گزينه نام يكي از اين شيوه‌هاست. با انتخاب يكي از اين گزينه‌ها نتيجه در سمت چپ قابل مشاهده مي‌‌باشد ، در اين مرحله با انتخاب نحوه تشگيل گزارش و Finish گزارش تهيه مي‌شود.
نظرات0
برای ارسال دیدگاه وارد حساب کاربری خود شوید.

ورود به حساب کاربریایجاد حساب کاربری